31 januari 2019

Foto’s maken tijdens jouw toertocht: mag dat?

Foto’s maken tijdens jouw toertocht: mag dat?

Met de komst van de privacywet AVG is het belangrijk om je bewust te zijn van het maken van foto’s tijdens je toertocht. Welke foto’s mag je zomaar publiceren en waar moet je vooraf toestemming voor vragen bij je deelnemers?

Foto’s maken voor promotiedoeleinden mag

Foto’s van jullie toertocht kun je op allerlei manieren gebruiken. Achteraf deel je wellicht een sfeerimpressie op Facebook, gebruik je ze bij een persbericht dat je verstuurt naar lokale kranten of gebruik je de foto’s van vorig jaar voor de promotie van de tocht van dit jaar. Volgens de AVG is er niets mis met bovengenoemde voorbeelden. Je hebt namelijk een gerechtvaardigd (marketing)belang: de promotie van je evenement en de wielersport in het algemeen. Zorg wel dat je fotografie hebt beschreven in jullie AVG-verwerkingsregister. En informeer je deelnemers over de foto’s die gemaakt worden. Gebruik je de voorinschrijfmodule van de NTFU? In de voorwaarden waar deelnemers mee akkoord gaan staat fotografie beschreven, hierdoor heb je als organisator automatisch aan je meldingsplicht gedaan.

Iedere deelnemer op de foto

Kiezen jullie ervoor om iedere deelnemer op de foto te zetten en deze foto’s, al dan niet tegen betaling, aan te bieden via jullie site of die van de fotograaf dan is er sprake van een ander doel dan alleen de promotie van de sport en/of het evenement. Je moet in dat geval meer aandacht besteden aan het informeren van de deelnemers. Een duidelijke vermelding vooraf is noodzakelijk zodat de deelnemer de afweging kan maken om wel/niet deel te nemen. Daarnaast is het verstandig om met de fotografen goede afspraken te maken. Meld zich een deelnemer bij jullie met het verzoek om de foto’s niet te publiceren dan moet de fotograaf dit uiteraard wel weten.

Laat de deelnemers weten dat er foto’s worden gemaakt

Het is belangrijk dat deelnemers vooraf weten dat er foto’s worden gemaakt. Een aantal tips:

  • Informeer de deelnemers: dit doe je vooraf op het digitale inschrijfformulier en met een aankondiging bij het betreden van je startlocatie: ‘Er worden bij dit evenement foto’s gemaakt door [naam fotograaf]'.
  • Staan er deelnemers aan de start die echt niet gefotografeerd willen worden? Zorg dat zij herkenbaar zijn voor de fotograaf met bijvoorbeeld een stuurbordje of hesje.
  • Zorg dat je van tevoren goed contact hebt met de fotograaf (of fotografen) bij je evenement en leg afspraken vast.

Meer informatie over de AVG en privacy? Bekijk dan eens onze themapagina Privacy.