Regeling inzage persoonsgegevens

1. Definities

Alle in deze regeling gebruikte begrippen hebben de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daar aan geeft.

2. Toepassingsbereik

Deze regeling is van toepassing op verzoeken om inzage, correctie, overdracht, wissing en beperking van persoonsgegevens die worden verwerkt door de NTFU en alle bezwaren hieromtrent.

3. Indienen en in behandeling nemen van verzoeken

3.1. Wijze van indiening

De betrokkene kan een schriftelijk of digitaal verzoek om inzage, correctie, overdracht, wissing of beperking van zijn persoonsgegevens indienen in de zin van de artikelen 15 t/m 18 van de AVG. In de aanhef van het verzoek dient duidelijk te worden vermeld wat voor verzoek het betreft.
Een schriftelijk verzoek dient te worden gedateerd en ondertekend.
Ieder verzoek dient ten minste de volgende gegevens te bevatten :
a.   de volledige naam en voorletters en het adres van de betrokkene;
b.   de geboortedatum van de betrokkene;
c.   een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de betrokkene (waarbij het BSN-nummer en de pasfoto onleesbaar mogen worden gemaakt);
d.   het e-mail adres van de betrokkene;
e.   de inhoud van het verzoek;
Een verzoek kan worden ingediend via het postadres van de NTFU (Landjuweel 62, 3905 PH, Veenendaal) of per e-mail: info@NTFU.nl.

3.2. Kosten
Aan de behandeling van een verzoek zijn geen kosten verbonden. Wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, of wanneer de betrokkene zonder gegronde redenen regelmatig een nieuw verzoek doet kan de NTFU een redelijke administratieve vergoeding in rekening brengen .

3.3. Behandeling

De NTFU betrekt bij de behandeling van een verzoek alleen die verwerkingen waarvoor de NTFU is aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke. Als dit niet het geval is, krijgt de verzoeker bericht dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen. Als de NTFU constateert dat het verzoek mede betrekking heeft op gegevens die bij een andere organisatie als verwerkingsverantwoordelijke berusten, zendt zij het verzoek ter behandeling door aan die andere organisatie. Verzoeker krijgt hiervan bericht.
Indien het verzoek niet voldoet aan het bepaalde in artikel 3.1 wordt de verzoeker in de gelegenheid gesteld zijn verzoek binnen 2 weken aan te passen. Wordt binnen deze termijn het verzuim niet hersteld dan ontvangt de verzoeker een beslissing dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen.
De NTFU bevestigt zo spoedig mogelijk de ontvangst van het verzoek. De NTFU geeft binnen 4 weken uitvoering aan het verzoek. Deze termijn kan – afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken dat in behandeling moet worden genomen – nog eens worden verlengd met maximaal twee maanden.

4. Procedure uitvoering verzoeken

4.1. Uitvoering inzageverzoek

De NTFU deelt de verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van een verzoek mede
- of de NTFU persoonsgegevens van de betrokkene verwerkt en voorts,
- of en in hoeverre het verzoek wordt ingewilligd.
Indien het verzoek wordt ingewilligd, stelt de NTFU binnen de in het eerste lid bedoelde termijn de volgende gegevens ter beschikking:
a)   een volledig en begrijpelijk overzicht van de verwerkte gegevens;
b)   een omschrijving van:
- het doel of de doeleinden van de verwerking;
- de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;
- de ontvangers of categorieën ontvangers;
- de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of de criteria om die termijn te bepalen;
- de mededeling dat betrokkene het recht heeft om de NTFU te verzoeken de gegevens te rectificeren of te wissen, of dat de verwerking van de hem betreffende gegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;
c)   dat de betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
d)   alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
De beslissing tot (gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om inzage wordt schriftelijk gemotiveerd. De betrokkene wordt geïnformeerd over de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en beroep in te stellen bij de rechter.

4.2. Uitvoering verzoek tot correctie/rectificatie

De NTFU deelt de verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek mee of dan wel in hoeverre aan het verzoek om correctie wordt voldaan.
De NTFU honoreert een verzoek om correctie voor zover de door haar opgenomen gegevens feitelijk onjuist zijn of voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt.
De beslissing tot (gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek tot correctie/rectificatie wordt schriftelijk gemotiveerd De betrokkene wordt geïnformeerd over de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en beroep in te stellen bij de rechter.

4.3. Uitvoering verzoek tot beperking

De NTFU deelt de verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek mee of dan wel in hoeverre aan het verzoek om correctie wordt voldaan.
De NTFU honoreert een verzoek om beperking van de verwerking van de persoonsgegevens indien:
a)   de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene;
b)   de verwerking is onrechtmatig, maar de betrokkene verzet zich tegen het wissen ervan en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik van de gegevens;
c)   de NTFU de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
d)   de betrokkene bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, gedurende de periode waarin een besluit op dat bezwaar moet worden afgewacht;
Wanneer het verzoek om beperking wordt goedgekeurd, met uitzondering van de opslag ervan, mag de NTFU deze slechts verwerken met toestemming van de betrokkene of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Unie of voor een lidstaat.
De NTFU brengt de betrokkene op de hoogte wanneer de beperking van de verwerking wordt opgeheven.
De beslissing tot (gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek tot beperking wordt schriftelijk gemotiveerd De betrokkene wordt geïnformeerd over de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en beroep in te stellen bij de rechter.

4.4. Uitvoering verzoek tot wissing

De NTFU deelt de verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek mee of dan wel in hoeverre aan het verzoek om correctie wordt voldaan.
De NTFU honoreert een verzoek om wissing indien:
a)   de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
b)   de betrokkene een voor de verwerking verleende de toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking aanwezig is;
c)   de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking, conform artikel 21 AVG en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanwezig zijn;
d)   de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
e)   de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verplichting die op de verwerkingsverwerkingsverantwoordelijke rust;
f)   de persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij zoals bedoeld conform artikel 8 lid 1 AVG.
Wanneer de persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt zal de NTFU de verwerkingsverantwoordelijken die de persoonsgegevens verwerken, rekening houdend met de beschikbare technologie en de uitvoeringskosten, ervan op de hoogte te stellen dat de betrokkene de verwerkingsverantwoordelijken heeft verzocht om iedere koppeling naar, of kopie of reproductie van die persoonsgegevens te wissen.
Lid 1 en 2 is niet van toepassing voor zover verwerking nodig is:
a)   voor het uitoefenen van recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
b)   voor het nakomen van een in het unierechtelijk of lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verwerkingsverplichting die op de verantwoordelijke rust, of voor het vervullen van een taak van algemeen belang of het uitoefenen van het openbaar gezag dat aan de NTFU is verleend;
c)   om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid (artikel 9 AVG);
d)   met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden (artikel 89 lid 1 AVG);
e)   voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

16 augustus 2018.