De Algemene Ledenvergadering

De Algemene Ledenvergadering (ALV) is een orgaan van de vereniging dat, zoals de naam al doet vermoeden, uit alle leden van de vereniging bestaat. Het zijn uiteindelijk de leden die beslissen over het reilen en zeilen van de vereniging. In de statuten van de vereniging staan vaak de regels rondom de ALV vastgelegd. Zo staat er vaak iets in de statuten over hoe vaak een ALV moet plaatsvinden, hoe lang van tevoren je leden dient te informeren en hoe het zit rondom stemmen. Om achteraf problemen te voorkomen is het als bestuurslid belangrijk om deze regels goed te kennen én na te leven. 

Stappenplan

De stappen die je globaal kunt aanhouden bij het organiseren van je ALV, zijn als volgt:
 

1. Plannen | Het bestuur plant een datum en een locatie voor de ALV. 
2. Agenda | Het bestuur stelt een agenda op inclusief eventuele besluitpunten. Stuur deze vooraf toe aan alle leden zodat iedereen op de hoogte is.
3. Uitnodigen | Het bestuur nodigt alle (stemgerechtigde) leden uit voor de ALV. Stuur de stukken en de vergaderagenda mee. In de statuten staat vaak vermeld hoever vantevoren je de uitnodiging dient te versturen, houd hier rekening mee, alleen dan neem je rechtsgeldige besluiten.
4. Vergaderen en beslissen | Houd bij de vergadering een presentielijst bij, zo heb je duidelijk hoeveel stemmen er vertegenwoordigd zijn en of je eventuele minimale opkomst bij stemming hebt behaald. De voorzitter leid de vergadering en behandelt alle agendapunten en punten waarover gestemd dient te worden. Raadpleeg de statuten over hoeveel stemmen je voor welke beslissing nodig dient te hebben (meerderheid, tweederde of een minimale opkomst). 
5. Notulen | Stel notulen op van de vergadering, inclusief besluitenlijst, en stuur deze achteraf aan alle leden toe. 

 

Maak de ‘moetjes’ leuk

Natuurlijk, tijdens een ALV staan altijd ‘moetjes’ op de agenda. De jaarrapportage, de begroting of een ingekomen stuk. Maar probeer dit soort punten eens leuk te brengen! Presenteer je jaarverslag in cijfers en statistieken, in plaats van in een lange, saaie lap tekst. Leg in begrijpelijke taal uit waarom de contributie omhoog of omlaag gaat.

Voorkom aansprakelijkheid

Als vereniging ben je via de NTFU standaard verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid. Ook is het mogelijk om additioneel een bestuursaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Een verzekering biedt echter lang niet altijd zekerheid tegen aansprakelijkheid. Als het bestuur of de vereniging zijn taak 'onbehoorlijk' heeft uitgevoerd, kan er alsnog sprake zijn van aansprakelijkheid. 

Verantwoordelijkheden als vereniging

Als vereniging heb je de verantwoordelijkheid om verschillende zaken goed ingeregeld te hebben. Hoe zit het met de (sociale) veiligheid van leden? Is de toertocht die je organseert helemaal veilig? En hoe wordt er omgegaan met ongewenst gedrag? Of het nu aankomt op veiligheid, de jeugdafdeling of een toertocht, doorloop als vereniging altijd de volgende stappen:

1. Denk vooraf goed na over mogelijke risico's die samengaan met bepaalde activiteiten.
2. Zijn er risico's? Welke maatregelen kun je dan als vereniging nemen en welke afspraken maak je?
3. Leg maatregelen en afspraken die voortkomen uit bovenstaande punten vast op de website van de vereniging, in beleid of in de algemene voorwaarden. Zo kun je leden en/of deelnemers mogelijk wijzen op de maatregelen die je hebt genomen én kun je achteraf aantonen dat je goed hebt nagedacht over mogelijke risico's. 

Behoorlijk bestuur

Los van de verantwoordelijkheden als vereniging, heb je die als bestuurslid ook. Als een bestuurslid zijn taak 'onbehoorlijk' heeft uitgevoerd kan hij/zij zelfs hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld. Nu is natuurlijk de vraag: wanneer vervul je je taak als bestuurder of als bestuur onbehoorlijk? Wat kan jouw bestuur nu al inregelen om dit risico zo veel mogelijk uit te sluiten? Met behulp van deze checklist kun je als bestuur bespreken en bekijken of én hoe je vereniging aan de voorwaarden kan voldoen. 

Modelstatuten

De NTFU heeft voor verenigingen en organisatoren modelstatuten opgesteld die gebruikt kunnen worden bij het oprichten van een vereniging of stichting óf bij het vernieuwen van de bestaande statuten van je vereniging. De modelstatuten zijn opgesteld op basis van het model van de Nederlandse Stichting voor Vereniging en Recht. De modelstatuten voldoen aan de nieuwste wet- en regelgeving zoals de AVG-wetgeving, de nieuwe wet WBTR, de Code Goed Bestuur. Naast de modelstatuten is er een voorbeelddocument voor het Huishoudelijke Reglement van je vereniging beschikbaar. 

Wil je als vereniging een statutenwijziging doorvoeren? Dan dien je de vernieuwde statuten voor te leggen aan de Algemene Ledenvergadering. Als de ALV is ingestemd met de wijzigingen leg je de vernieuwde statuten vast bij de notaris.