Privacybeleid NTFU
De Nederlandse Toer Fiets Unie (‘NTFU’), verzamelt en verwerkt diverse (persoons)gegevens bij het gebruik van haar websites www.fietssport.nl en www.ntfu.nl en de uitvoering van haar dienstverlening. NTFU doet er alles aan om je persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen en daar zorgvuldig mee om te gaan.
Voordat je lid wordt van de NTFU en/of een account aanmaakt op en gebruik maakt van onze websites www.ntfu.nl en/of www.fietssport.nl (hierna; de website) raden wij je aan onderstaand privacy beleid aandachtig door te nemen. Het privacy beleid beschrijft op welke wijze de NTFU omgaat met het verwerken van persoonsgegevens. Onze werkwijze is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wij kunnen ons privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen. Dit privacy beleid is voor het laatst bijgewerkt op 9 januari 2019.
Wat zijn persoonsgegevens en wat is de grondslag van de verwerking van persoonsgegevens door de NTFU?
Persoonsgegevens zijn gegevens die een natuurlijk persoon direct of indirect kunnen identificeren.
Volgens de wetgeving mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt als daarvoor een wettelijke verplichting geldt, dat gebeurt op basis van een gesloten overeenkomst, daarvoor toestemming is gegeven of dit noodzakelijk is in verband met de gerechtvaardigde belangen van de partij die de gegevens verwerkt. De NTFU verwerkt jouw persoonsgegevens in eerste instantie in verband met het door jou afgesloten lidmaatschap of account op Fietssport. De andere grondslagen kunnen daaruit voortvloeien.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren. Om een lidmaatschap af te sluiten verwerken wij de volgende gegevens: naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres, geboortedatum, geslacht. Bij het individueel lidmaatschap registeren wij ook jouw bankrekeningnummer voor het incasseren van het lidmaatschapsgeld en de vergoeding voor de eventueel door jou afgenomen aanvullende diensten.
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt in correspondentie of telefonisch contact worden uiteraard ook door ons verwerkt maar enkel voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen, zoals hieronder nader omschreven.
Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?
De NTFU verwerkt jouw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:
- Het registreren van jouw lidmaatschap;
- Het toezenden van het Fietssport Magazine;
- Het aanmaken van een Scan&Go Pas;
- Indien je je daarvoor hebt aangemeld, het verzenden van onze nieuwsbrief;
- Het afhandelen van bestellingen van producten en/of diensten op de Website;
- Het delen van jouw persoonsgegevens met de verzekeraar in het geval je een schade-incident meldt;
- Je te bellen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
- Marketingdoeleinden van de NTFU;
- Het verbeteren van ons aanbod van producten en diensten;
- Het afhandelen van klachten of het beantwoorden van vragen, het uitvoeren van audits en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Statistische analyse van de (wieler)sport; hierover meer in het item 'onderzoek'.
- Uitvoeren van opleidingen, cursussen en bijscholingen
- Registeren van licenties
Hoe lang bewaren wij de verkregen persoonsgegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens zijn verkregen. Het uitgangspunt is daarbij dat persoonsgegevens niet langer dan 1 jaar na de einddatum van het lidmaatschap worden bewaard. In de financiële administratie worden jouw gegevens volgens de wettelijke termijn nog 7 jaar bewaard. Een uitzondering geldt als er sprake is van een geschil. De NTFU zal de persoonsgegevens in haar belang bewaren ten einde nakoming van haar rechten te kunnen vorderen of adequaat verweer te kunnen voeren tegen claims.
De NTFU onderhoudt een archief waarin beeldmateriaal, verslagen van vergaderingen en namen en contactgegevens van de NTFU-vrijwilligers worden opgeslagen. Van de NTFU-leden die een actieve vrijwilligersfunctie hebben bekleed zullen de contactgegevens worden opgenomen in het NTFU alumniregister zodat de betreffende personen in de toekomst geïnformeerd kunnen worden en uitgenodigd voor bijzondere gelegenheden.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden verkopen. Indien wij persoonsgegevens aan derden verstrekken dan doen wij dit omdat dit nodig is voor de uitvoering van het door jou afgesloten lidmaatschap of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
De NTFU kan jouw (persoons-)gegevens uitwisselen binnen haar diverse afdelingen. Daarbij zijn zowel medewerkers als vrijwilligers betrokken. De NTFU legt hen geheimhouding op en zorgt voor een adequate beveiliging van jouw gegevens.
Het doel van de verwerking van jouw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties.
Voor de volgende processen, producten en diensten schakelt NTFU verwerkers en eventueel subverwerkers in:
- verzending van Fietssport Magazine;
- hosting van de website(s) van de NTFU;
- ledenadministratie en financiële administratie van de NTFU;
- (fiets)verzekeringen en pech-onderweg-service;
- communicatie (waaronder e-mailnieuwsbrieven);
- inschrijving voor toertochten m.b.v. Scan & Go; hierover wordt in het item ‘Scan & Go’ meer gemeld.
- Uitvoeren van opleidingen
De NTFU zorgt ervoor dat haar beveiligingsbeleid en de uitvoering daarvan tenminste voldoet aan het criterium van ‘passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen’ als bepaald in artikel 32 van de AVG.
De NTFU garandeert dat er in het kader van de uitvoering van de in deze overeenkomst opgesomde doeleinden geen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), althans, dat als dat het geval zou zijn de verwerking geschiedt met inachtneming van de binnen de EER geldende regelgeving.
Scan & Go en online inschrijven voor toertochten en wielerevenementen
Scan & Go is een registratiesysteem van de NTFU dat wordt ingezet door toertochtorganisatoren. Wanneer jij je via Fietssport.nl of een website van een organisatie waarbij gebruik wordt gemaakt va Scan & Go inschrijft voor een evenement worden jouw gegevens opgenomen in onze administratie en gedeeld met de organisatie van het betreffende evenement. Ook wanneer jij jouw Scan & Go barcode laat scannen bij een evenement worden je persoonsgegevens met de betreffende organisator uitgewisseld. Jouw persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:
- persoonsgegevens worden slechts gebruikt voor zover noodzakelijk en verenigbaar met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen;
- persoonsgegevens worden uitsluitend doorgegeven aan de organisatie van het evenement waarvoor je je ingeschreven hebt; en
- iedere organisatie van een evenement draagt zelfstandige verantwoordelijkheid voor wat zij verder met de ontvangen persoonsgegevens doet.
Deelname aan evenementen van de VWB
Met jouw NTFU-lidmaatschap kun je met korting deelnemen aan evenementen van de Vlaamse Wielrijdersbond (VWB). Wanneer jij jouw NTFU-lidnummer deelt met de organisatie van deze evenementen of jouw Scan & Go-barcode laat scannen bij aanvang van het evenement zullen wij jouw persoonsgegevens zoals naam, e-mail, geboortedatum en geslacht delen met de betreffende organisatie. Hierbij gelden dezelfde uitgangspunten als hiervoor beschreven bij Scan & Go.
Fietsverzekering
Als onderdeel van het NTFU-lidmaatschap ben je verzekerd op grond van de NTFU fietsverzekering. Mocht je betrokken raken bij een valpartij of ongeval dan kun je via Fietssport.nl een schadeclaim indienen. Zodra wij jouw schadeclaim ontvangen delen wij jouw persoonsgegevens inclusief de inhoud van de schadeclaim met de verzekeraar. Daarbij kan een schade-expert worden ingezet.
De bij het indienen van de schadeclaim verstrekte persoonsgegevens en eventuele andere gegevens worden verwerkt ten behoeve van de verzekeringsovereenkomst en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, met inbegrip van de voorkoming en bestrijding van fraude. De gedragscode 'Verwerking Persoonsgegevens Verzekeringsbedrijf' is van toepassing. De volledige tekst van deze gedragscode kun je bekijken/ opvragen bij het Verbond van Verzekeraars, www.verzekeraars.nl. De verstrekte gegevens kunnen worden verwerkt in het Centraal Informatiesysteem van de in Nederland werkende verzekeringsmaatschappijen. Het privacyreglement van de Stichting CIS is op die registratie van toepassing. Onze verzekeraar heeft het door het Verbond van Verzekeraars opgestelde Fraudeprotocol ondertekend en voert dit ook uit.
Pechpas
Voor het verlenen van de optionele pech-onderweg-service deelt NTFU jouw persoonsgegevens met de dienstverlener van de pechpas. Na aanmelding voor de service ontvang je van deze dienstverlener een pechpas op naam.
Fotografie tijdens NTFU-evenementen
Bij evenementen van de NTFU of bij de NTFU aangesloten organisaties kunnen foto’s en/of video’s gemaakt worden. Doel hiervan is het promoten van de wielersport in het algemeen, de NTFU of Fietssport of specifiek het betreffende evenement. Bij inschrijving voor het evenement ga je akkoord met het publiceren van dergelijk beeldmateriaal.
Daarnaast schakelen sommige organisaties zelf partijen in om tijdens het evenement foto’s en/of video's van deelnemers te maken. Door deelname ga je ermee akkoord dat je mogelijk op beeld wordt vastgelegd. Indien je dat niet wilt dien je met de organisatie van het evenement contact op te nemen.
Onderzoek
De NTFU verzamelt gegevens over de wielersport in Nederland. Gegevens van NTFU-leden en Fietssport-gebruikers worden, geanonimiseerd, gebundeld voor onderzoek en beleid. Deze anonieme gegevens worden jaarlijks gedeeld met sportkoepel NOC*NSF.
NTFU-leden kunnen benaderd worden voor deelname aan onderzoek. Afmelden kan via de uitnodiging voor het onderzoek.
Cookies
De NTFU gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Het gevolg kan dan echter zijn dat bepaalde onderdelen minder of niet meer toegankelijk voor je zijn.
Een vraag of klacht?
Heb je een vraag of een klacht? Neem dan contact op met ons via info@ntfu.nl.
Bij het indienen van een vraag of klacht wordt de betreffende correspondentie opgenomen in de NTFU administratie. Doel daarvan is het afhandelen van de klacht en het verbeteren van toekomstige dienstverlening.
Je gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?
De NTFU neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@ntfu.nl.
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen en overdracht daarvan te krijgen. Dit kun je zelf doen via de persoonlijke instellingen van jouw Fietssport-account. Lukt het niet via deze instellingen of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar info@ntfu.nl. We verwijzen je hiervoor naar de NTFU-regeling Rechten Betrokkenen.
Contactgegevens NTFU
Heb je overige vragen? Dan kan je ons bereiken via een van de onderstaande kanalen:
E: info@ntfu.nl
T: 0318-581300
Bedrijfsadres: Landjuweel 62
3905 PH Veenendaal
www.ntfu.nl
Augustus 2021