Je toertocht opgeven voor 2023? Doorloop deze stappen!

Jaarlijks genieten zo'n 300.000 fietsers, samen goed voor ruim 1,5 miljoen inschrijvingen, van al het moois dat toertochten te bieden hebben. NTFU clubs organiseren jaarlijks ruim 1100 toertochten die samenkomen in de toertochtkalender in Fietssport Magazine en via Fietssport.nl. Naast het enorme bereik van Fietssport magazine en Fietssport.nl, zorgen we door de kalender ook voor afstemming en coördinatie tussen de verschillende tochten. Organiseren jullie in 2023 (weer) een toertocht (of tochten) en wil je deze publiceren in de Fietssport kalender? Doorloop dan vóór 26 november 2022 de eerste twee stappen van het onderstaande stappenplan. 

Deelnemers zoeken in januari naar tochten

Geef je je tocht op vóór 26 november? Dan komt je tocht op de nieuwe toertochtenkalender van 2023. We maken begin januari de online kalender bekend op Fietssport.nl, tevens verschijnt je tocht in Fietssport Magazine. Fietsers kijken hier naar uit en kruisen de tochten aan die zij willen gaan rijden. De bezoekersaantallen op Fietssport.nl laten dit ook zien; Bijna 20% van alle bezoeken aan de kalender vindt plaats in januari!

1.    Zoek een geschikte datum

In verband met veiligheid en spreiding is het belangrijk om een geschikte datum te kiezen voor je toertocht. De NTFU controleert bij de opgave van tochten of er geen overlap plaatsvindt in routes, dat heeft voornamelijk met het waarborgen van de veiligheid te maken. Vindt er geen overlap in routes plaats? Dan kan de tocht worden toegevoegd op de kalender. 

Raadpleeg de interactieve kaart 
Op deze handige kaart kun je zien welke toertochten er al zijn aangemeld op de toertochtkalender. Bovenin de pagina kies je een datum en vervolgens worden alle routes die op die dag gaan plaatsvinden getoond. Op deze manier kun je op voorhand al onderzoek doen of er al veel toertochten zijn gepland op jouw beoogde datum. Zeker een aanrader, want zo zorgen we samen voor zoveel mogelijk spreiding en veiligheid!
Wil je contact opnemen met een tocht die al gepland is om bijvoorbeeld iets af te stemmen? Als je klikt op het zwarte label bij de route zie je automatisch om welke tocht het gaat en wat de contactgegevens zijn van de organisator. 

Zoek regionale afstemming
In de maanden oktober en november worden er veel toertochten aangemeld op de toertochtkalender. Het kan dus voorkomen dat meerdere organisatoren nadenken over het organiseren van een tocht op dezelfde datum. We raden het daarom ook zeker aan om de kalender lokaal af te stemmen met verenigingen in jouw regio. Dit kan op meerdere manieren:

• Gebruik bijvoorbeeld regio-overleg, dat twee keer per jaar plaatsvindt, om de kalender af te stemmen.
• In de regio Oss-Uden werd zelfs een speciaal overleg opgezet, het Maashorst Veldtoertochten Overleg (MVTO). Bekijk dit goede voorbeeld om te zien hoe de regionale afstemming in het MVTO wordt georganiseerd.  

2.    Meld je tocht aan voor de toertochtkalender

Aanmelden of verlengen van je tocht
Geef je tocht door via 'Mijn Tochten'. Heb je in 2022 een tocht georganiseerd? Klik dan op de tocht uit 2022 en kies voor ‘verlengen’. Alle gegevens worden dan automatisch meegenomen, ook de reviews op Fietssport en het keurmerk Extra Goed Geregeld. Verandert er in 2023 iets ten opzichte van de editie van 2022? Dan kun je dit direct aanpassen. 

Organiseer je in 2023 een nieuwe tocht? Geef deze dan ook voor 26 november aan ons door via 'Mijn Tochten' en klik op ‘toertocht toevoegen’.

Gebruik een zo compleet mogelijke route
Heb je je tocht verlengd? Dan worden de routes van 2022 automatisch overgenomen naar de tocht van 2023. Verandert de route? Pas hem dan aan. De route voor 2023 weet je waarschijnlijk nog niet precies in detail, maar het is fijn als je een zo goed mogelijke indicatie kunt geven. Op deze manier hebben alle verenigingen een goed beeld wanneer en waar gefietst gaat worden. 

Zijn er knelpunten in de route? Dan kunnen jullie dat onderling oplossen. Neem contact op met de organisatie van de tocht waar overlap mee is, zodat jullie onderling afspraken kunnen maken over het aanpassen van de route of het verplaatsen van de tocht. Als er onderling afstemming is geweest geef je dit door aan Caroline Lit, de toertocht coördinator bij de NTFU. 

Direct melding maken bij je gemeente
Heb je je tocht aangemeld op de toertochtenkalender? Maak dan direct melding van de tocht bij gemeentes en landeigenaren waar de routes van je tocht doorheen komen. Zo weet je in een vroeg stadium of er beperkingen zijn. Met de tool ‘Eenvoudig Vergunningen Aanvragen’ (EVA) helpt de NTFU je om direct melding te maken bij alle gemeentes en landeigenaren. EVA is het systeem dat het voor tochtorganisatoren makkelijker maakt vergunningen aan te vragen. EVA geeft je de contactgegevens van alle gemeenten, provincies en/of landeigenaren in één handig overzicht. Via het bijbehorende formulier maak je direct een eerste melding. Meer informatie over de werking van EVA is hier te vinden. 

3.    Denk goed na over veiligheid, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid

Als deelnemer van een wielerevenement verwacht je dat er goed is nagedacht over de veiligheid.  Ook voor jouw eigen evenement is het dus belangrijk dat je mogelijke risico’s die zich tijdens jouw evenement kunnen voordoen in kaart brengt. Denk bijvoorbeeld aan het weer, knelpunten op de route en de zwaarte van de route.

Als organisatie van een toertocht ben je via de NTFU standaard verzekerd via bijvoorbeeld de vrijwilligersverzekering, stallingsverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering. Dat wil echter niet zeggen dat je als organisatie je verantwoordelijkheid volledig afdekt. Als organisatie heb je altijd een basisverantwoordelijkheid en is het verstandig om vooraf goed na te denken hoe je de veiligheid kunt garanderen. Hiervoor geven we enkele tips:

Verkeer
Bij het begrip veiligheid denken we in de eerste plaats aan het wel en wee van de deelnemers, maar je moet er ook voor zorgen dat je deelnemers het overige verkeer niet in gevaar brengen. Stuur bijvoorbeeld je deelnemers op een mooie Hemelvaartsdag niet over smalle toeristische paadjes in het bos of langs plaatsen waar zich veel voetgangers bevinden, zoals wandelgebieden, toeristische evenementen en dorpsmarkten.

Veiligheid van de deelnemers
Als het gaat om de veiligheid van onze deelnemers geldt als uitgangspunt dat de deelnemer zelf verantwoordelijk is voor zijn veiligheid. Dat ontslaat je natuurlijk niet van de plicht om een zo veilig mogelijke route samen te stellen.

Risico-inventarisatie
Volgens de Arbowet moet je als sportvereniging zorgen voor veilige omstandigheden voor medewerkers en sporters. Hiervoor moet je een risico-inventarisatie en – evaluatie uitvoeren (RI&E). De Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk, NOC*NSF en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid hebben samen de ‘Arbocheck Sportorganisaties’ ontwikkeld. Dit is een speciaal op sportorganisaties toegespitste RI&E.

Vooraf
Kijk kritisch naar de route en denk goed na over gevaarlijke punten. Wellicht moet je extra borden plaatsen, de route verleggen of verkeersregelaars inzetten. Zet een verkeersregelaar altijd in overleg met de wegbeheerder in.

• Je kunt vanwege de veiligheid de route het beste rechtsom laten lopen. Organiseer je een MTB-tocht die (deels) over een bestaande route gaat, rij dan altijd met de route mee.
• Stel een persoon binnen de organisatie aan als aanspreekpunt voor de veiligheid en calamiteiten (de veiligheidscoördinator). 
• Zorg in relatie met de omvang van jouw evenement voor voldoende uitrusting, kennis en vervoerscapaciteit t.b.v. EHBO-taken. Bij veel deelnemers (> 1000) is het verstandig om de hulpdiensten (ziekenhuis, ambulance, politie) te informeren over het evenement i.v.m. mogelijke calamiteiten. 
• Maak een risicoanalyse (zie dit voorbeeld) en kijk waar het verstandig is om verkeersregelaars of tochtbegeleiders in te zetten.
• Maak een telefoonlijst van alle vrijwilligers met hun functie en van de contactpersonen/ boswachters/beheerders van de terreinen waar je gebruik van maakt (zie dit voorbeeld)
• Zorg bij een mountainbiketocht voor een zone-indeling met een lengte van maximaal 5 kilometer (zie dit voorbeeld), zodat gestrande deelnemers gemakkelijk gelokaliseerd kunnen worden. Belangrijk is om de zones zo in te delen dat er goede aanrijroutes zijn voor de hulpdiensten (ambulance). Een andere optie is om de pijlen te nummeren, zodat bij een ongeval kan worden aangegeven bij welke pijl de persoon staat. De organisatie kan de hulpverlening dan naar de goede plek begeleiden.
• Geef vrijwilligers een routeplan, het telefoonnummer van de veiligheidscoördinator en het veiligheidsplan voor het wielersportevenement.

Op de dag zelf
Hang op de startlocatie posters met de gedragscode voor racefietsers en/of de gedragscode voor mountainbikers. 

• Bij een NTFU-evenement is het dragen van een goedgekeurde valhelm verplicht, wijs de deelnemers daarop.
• Controleer het parcours vóór aanvang op (potentieel) gevaarlijke situaties en op de technische en fysieke moeilijkheidsgraad voor de deelnemers. Het kan namelijk zijn dat de moeilijkheidsgraad wijzigt door bijvoorbeeld vorst, regen, sneeuw of extreme warmte.
• Plaats bij gevaarlijke passages (oversteken, kruisingen, obstakels, afdalingen) minimaal twee waarschuwingstekens op zodanige afstand dat, rekening houdend met de plaatselijke omstandigheden en de verwachte snelheid van de deelnemers, voldoende reactietijd voorhanden is.
• Attendeer de deelnemers op veiligheidsaspecten zoals gevaarlijke weggedeelten, risicovolle verkeerssituaties, actuele weers- en terreinomstandigheden en last-minute routewijzigingen.
• Als je een mountainbiketocht organiseert kun je Bike Patrols inzetten, fietsers die de route rijden en hulpverlening kunnen bieden aan deelnemers.
• Controleer tijdens het evenement of alle borden, pijlen en/of linten nog aanwezig zijn.
• Evalueer je evenement zo spoedig mogelijk na afloop en maak een risicoanalyse. Deze kun je als leidraad gebruiken voor je volgende evenement.