In dit artikel schreven we eerder al over de mogelijkheden die verenigingen hebben als het gaat om het organiseren van de Algemene Ledenvergadering in tijden van corona. Door de corona spoedwet is het mogelijk om de ledenvergadering digitaal plaats te laten vinden, ook als dit nog niet is opgenomen in de statuten. Maar hoe organiseer je zo’n vergadering nu op een praktische manier? We geven een aantal tips.
In dit artikel schreven we eerder al over de mogelijkheden die verenigingen hebben als het gaat om het organiseren van de Algemene Ledenvergadering in tijden van corona. Door de corona spoedwet is het mogelijk om de ledenvergadering digitaal plaats te laten vinden, ook als dit nog niet is opgenomen in de statuten. Maar hoe organiseer je zo’n vergadering nu op een praktische manier? We geven een aantal tips.
Bedenk vooraf welke techniek je wilt gebruiken om online te vergaderen. Het is zeker aan te raden binnen de vereniging rond te vragen welke leden ervaring hebben met online vergaderen. Deze leden kunnen je helpen met het organiseren van de digitale ALV én hebben wellicht al toegang tot één van de vergadertools. Heb je nog helemaal geen idee? We geven een aantal opties:
Net zoals bij een fysieke ALV verstuur je een uitnodiging naar de leden. Hierin vermeld je wanneer en op welke elektronische wijze jullie vergaderen. Geef daarbij ook aan waarom de vergadering op elektronische wijze wordt georganiseerd. Het is verstandig om de leden de mogelijkheid te geven om bezwaar te maken: 'Indien u tegen deze wijze van vergaderen bezwaar heeft vernemen wij dat graag, onder vermelding van de redenen, van u.' Indien er bezwaren komen, ga dan na of het gaat om veel personen en/of aan de bezwaren tegemoet kan worden gekomen, bijvoorbeeld het machtigen van een ander lid (als de statuten dit toelaat).
Houd voor het verzenden van de agenda en vergaderstukken de termijnen aan zoals zijn opgenomen in statuten en/of huishoudelijk reglement. Vermeld duidelijk over welke onderwerpen er gestemd dient te worden. Geef tevens aan dat leden tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering vragen kunnen indienen over de stukken.
Vraag leden zich vooraf aan te melden voor de ledenvergadering. Dit kan door een simpele aanmelding via de e-mail. Een online formulier kan ook een uitkomst zijn, zo heb je direct alle aanmeldingen in een mooi overzicht. De website van je vereniging biedt wellicht de mogelijkheid voor een online formulier, anders is bijvoorbeeld Google Forms een prima oplossing. Vraag in het formulier naar bijvoorbeeld geboortedatum en/of lidnummer om de identiteit van het lid bevestigen. De vergaderlink verzend je een aantal dagen voor de ledenvergadering naar alle aangemelde leden.
Zoals de spoedwet aangeeft, hebben leden tot 72 uur voor de vergadering de mogelijkheid om vragen in te dienen. Je kan er voor kiezen om in het aanmeldformulier ruimte te laten om vragen in te dienen. Op deze manier heb je ook alle vragen in een handig overzicht en kan je als bestuur alvast (concept)antwoorden formuleren. Alle ingediende vragen dienen voorafgaand of tijdens de ALV gecommuniceerd te worden met de leden.
Stemmen vooraf ophalen
Om te voorkomen dat er tijdens de vergadering zelf stemmen moeten worden geteld, is het mogelijk om vooraf stemmen op te halen. Dit kan pas nadat de leden vragen hebben ingediend en het bestuur deze vragen heeft beantwoord. Vooraf stemmen ophalen is extra handig als er verschil zit in de waarde van stemmen (bijvoorbeeld door machtigingen en/of beperkte stemgerechtigdheid van minderjarige leden). Een online formulier is ook op dit moment een handige oplossing, zorg dan wederom dat je de identiteit van een lid kunt bevestigen.
Stemmen tijdens de vergadering
Het blijft ook mogelijk om tijdens de vergadering te stemmen. We adviseren om hiervoor de chatfunctie van de gekozen tool te gebruiken. Deelnemers kunnen per stemming aangeven of zij voor of tegen zijn of hun stem onthouden (afhankelijk van de statuten/huishoudelijk). De chatfunctie geeft vaak de mogelijkheid om dit nog terug te lezen, dat maakt het wel zo makkelijk als er veel geteld moet worden.
Complexe besluitstukken
Staan er complexe besluitstukken op de agenda waar bijvoorbeeld anonieme stemming voor gewenst is? Denk dan goed na of het handig is om dit in de digitale ALV te behandelen, of dat deze stemming wellicht doorgeschoven kan worden naar de eerstvolgende ALV. Let op: er moet op z’n minst gestemd worden voor het decharge van het bestuur en de jaarrekening.
Moet er toch anoniem gestemd worden? De chatfunctie van Zoom heeft de mogelijkheid om berichten te sturen naar één ontvanger. Zo kan, bijvoorbeeld de secretaris, de stemming bijhouden. Bekijk voor meer informatie over de anonieme stemming ook eens ‘stap 4’ uit dit artikel.
Zorg dat je vooraf de digitale omgeving test met een klein gezelschap. Kent iedereen zijn rol? En weet iedereen hoe de tool werkt? Kom je nog onduidelijkheden tegen tijdens de test, dan is er nog tijd om hierop te anticiperen.
Het is handig om iemand, die geen bestuursfunctie heeft, de digitale kant van de vergadering te laten leiden. Deze ‘moderator’ is iemand die microfoons van mensen aan en uit kan zetten om hen het woord te geven, vragen in de chat in de gaten houdt en na elk vergaderpunt vragen voorlegt aan het bestuur. Het bestuur kan zich dan richten op de taak die zij normaal ook heeft tijdens de ALV. De voorzitter doet zijn zegje, de secretaris notuleert, et cetera.
Informeer de aanwezige leden bij aanvang van de vergadering over de ‘spelregels’: afspraken waardoor de vergadering digitaal vlot verloopt. Denk dan bijvoorbeeld aan:
Alle bekende vergadertools bieden de optie om een scherm te delen. Op deze manier kun je een presentatie tonen op het scherm van alle deelnemers.
De meeste vergadertools bieden de mogelijkheid om de vergadering op te nemen. Het is altijd handig om nog de mogelijkheid te hebben om iets terug te kijken! Geef vooraf óf bij aanvang van de vergadering aan of je de vergadering opneemt en met welk doel je dit doet.
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Raadpleeg dan dit stappenplan van NOC*NSF. Voor overige vragen staan wij uiteraard voor je klaar! Team verenigingsondersteuning is te bereiken via verenigingen@ntfu.nl of 0318 – 581300.
Hoe mooi is het als je makkelijker naar mooie plekjes bij jou in de buurt kunt fietsen? Zoals het bos, een natuurgebied of ander groen landschap. Fietsplatform, ANWB, Fietsersbond en wielersportbond NTFU pleiten er daarom bij Provincies voor dat zij deze recreatieve bestemmingen beter bereikbaar gaan maken.
Steeds meer terreineigenaren vragen aan tochtorganisaties die inschrijfgeld berekenen een bijdrage per deelnemer. Het wordt daardoor lastiger een tocht door de natuur te organiseren. De nieuwe regels treffen vooral organisaties van mountainbike- en graveltochten.
De NTFU wil dat mountainbikers over mooie en veilige routes rijden. De bond helpt daarom trailcrews die de tracks aanleggen. Ruim 20 van die crews kwamen naar de jaarlijkse Traildag in Mook. Doel: ervaringen uitwisselen, plannen bevragen, kennis delen en ambities bij elkaar stimuleren.
In sportkantines en op het buitenterras is een vaste zitplaats verplicht en horeca – ook van sportaccommodaties – moet om 20.00 uur sluiten. Daarnaast is het advies om voor en na het sporten 1,5 meter afstand te houden. Dat zijn de aanvullende maatregelen die sinds 13 november gelden. De maatregelen gelden tot in ieder geval 3 december.
De stemmen van de gemeenteraadsverkiezingen zijn geteld. De nieuwe raadsleden gaan 30 maart aan de slag. Ook het raadslid sport en recreatie. Een mooi moment om hem/haar een felicitatiemail te sturen met de nieuwe (of blijvende) functie plus een uitnodiging voor het werkbezoek aan jullie mountainbikeroute. Daarmee breng je meteen je route onder de aandacht bij het raadslid.
Als bestuur ben je verantwoordelijk voor een veilige sportvereniging. Dit is een vereniging waarin sportplezier centraal staat: er is geen ruimte voor agressie, intimidatie en seksueel grensoverschrijdend gedrag. De vraag is: hoe regel je dat als bestuur? Wij geven je een aantal tips:
Samen fietsen is leuker: de app Cyql maakt het makkelijker om een gezamenlijke rit te plannen. Met de app, ontwikkeld door Freed Mobile+Interactive, kun je eenvoudig (club)ritten aanmaken en iets afspreken met clubgenoten. Via Cyql vind je praktische informatie over een rit op een centrale en overzichtelijke plek. Wielersportbond NTFU werkt samen met Cyql waardoor NTFU verenigingen gratis gebruik maken van de app.
Driekwart van de fietsers vindt het onveilig op de dijk. Vooral door te hard rijden en te krap inhalend gemotoriseerd verkeer en als het druk is op mooie dagen. Dat komt naar voren uit onderzoek van ANWB, Fietsersbond, Fietsplatform, NTFU en VVN.
Wielrennen, mountainbiken of gravelbiken is gezond. Maar de ongevallencijfers laten ook een keerzijde zien. Als het misgaat, is het letsel vaak ernstig. De NTFU, KNWU en het kenniscentrum letselpreventie VeiligheidNL gaan daarom samenwerken om fietsongevallen te voorkomen.